Syksyyn on mahtunut useita uusia AI työkaluja. Googlekin hyppäsi toden teolla mukaan kilpailuun tuomalla hakuihin AI tilan. Kun monessa yhtiössä vielä hapuillaan AI:n käytössä ja pohditaan sen vaikutuksia kilpailukenttään, Bernerillä se on jo olennainen osa arkea ja luovaa tekemistä.
Voi sanoa, että AI:sta on tullut organisaation supervoima, jonka avulla se päihittää kilpailijat tehokkuudessa. Yhdellä ihmisellä on tässä ratkaiseva rooli: Bernerin AI ja analytiikkajohtaja Joona Honka. Kysyimme Joonalta kokemuksia AI:n laajasta käyttöönotosta sekä tekijöistä onnistumisen takana.
AI:sta koko organisaation supervoimat
Halusimme ymmärtää miten Bernerin kaltaisessa isossa organisaatiossa on onnistuttu jalkauttaa AI:n käyttö koko organisaatioon, miten muutos viedään isossa organisaatiossa läpi, mitkä onnistumisen kannalta kriittiset tekijät ja millainen on muutoksen johtajan profiili. Näitä asioita lähdimme selvittämään Joona Hongalta, joka on esitellyt Bernerin AI-koulutusmallia myös muille yrityksille.
”Isotkin muutokset lähtevät pienestä liikkeelle,” Honka muistuttaa. Bernerillä alussa keväällä 2023 mukana oli noin viiden hengen edelläkävijäryhmä, jota yhdisti aito kiinnostus ja harrastuneisuus AI:ta kohtaan. Ryhmä oli jo imenyt netistä tietoa ja testannut työkaluja käytännössä. Kun ydinporukka oli innostunut, seuraavaan vaiheeseen valittiin 20 hengen pilottiryhmä eri puolilta organisaatiota. Berner Oy työllistää yli 500 ihmistä, ja liiketoiminta ulottuu shampoosta leikkausinstrumentteihin ja lannoitteisiin. Portfoliossa on lukuisia tunnettuja brändejä, kuten Lasol ja Nokian Jalkineet. Honka painottaa, että pilotteihin hakeutuu helposti väkeä vain IT:stä ja markkinoinnista, mutta silloin liiketoimintaosaaminen jää vajaaksi. ”Muutosta pitää johtaa koko organisaation näkökulmasta, ei vain niiden, joille se on muutenkin luontevaa.”
Siitä tietää pilotin olevan tärkeä ja onnistunut, että ihmiset hakeutuvat siihen itse. Näin kävi Bernerillä, kun AI-pilotti kasvoi nopeasti 50 hengen kokoiseksi. Muutoksen johtamisessa haluttiin välttää pelkkiin ulkoisiin voimiin nojaamista, joten oppiminen joukkoistettiin. Joka toinen viikko pidetyissä tietoiskuissa kolme pilottikäyttäjää jakoi omat kokemuksensa. ”Kun esimerkit tulevat organisaation sisältä, ne ovat yleensä koskettavampia ja kiinni arjessa.” AI:sta tuli yksiköitä yhdistävä voima: aiemmin puhujia piti houkutella, nyt heistä oli ylitarjontaa. Syntyi oppimisen myönteinen kierre, jossa ihmiset halusivat kertoa kokemuksistaan ja jakaa hyötyjä muille.
Pilottivaiheesta käytäntöön
Kolmen kuukauden pilottivaiheen jälkeen Bernerille rakennettiin generatiivisen AI:n työkalupakki, jonne valittiin ne työkalut, joista oli saatu eniten irti. Työkalupakkiin valittiin ChatGPT:n maksullinen yritysversio monipuolisuuden ja helppokäyttöisyyden takia. Livekoulutukset jatkuivat, mutta oli siirrytty vaiheeseen, jossa tavoitteen oli kouluttaa koko organisaatio. Enää ei rajattu ketkä saivat maksulliset lisenssit, vaan kaikille annettiin mahdollisuus kouluttautua. Se oli myös tietoturvallisin tapa, kun työntekijät eivät käytä ilmaisia työkaluja.
Bernerillä huomattiin kuitenkin nopeasti, että perinteinen koulutusmalli oli liian hidas. Live-koulutukset olivat raskaita ja aikaa vieviä sekä vetäjille että osallistujille. Ratkaisu löytyi Vuolearningista, jonne rakennettiin koulutuskirjasto, joka koostuu noin 30 minuutin pituisista kursseista. Mukana on 1–5 minuutin mittaisista videoita, kuvia ja tehtäviä, jotta oppiminen on helppoa ja kannustavaa. Honka muistuttaa, että yhtä tärkeää kuin sisältö on se, miten tieto pedagogisesti siirretään vastaanottajalle, koska ilman sisäistämistä ei tapahdu muutosta.
Tähän mennessä eri aiheisia AI-kursseja on tehty Bernerillä 16, joista kolme on englanniksi, ja 89 % Bernerin tietotyöläisistä on koulutettu ja käyttää tekoälyä päivittäisessä työssään. Mukana on tekoälyn peruskäyttöön, jatkokäyttöä ja tehokäyttöön liittyviä moduuleja. Näiden päälle löytyy teemakohtaisia kursseja mm. videoiden, tekstien ja voice overeiden tekemiseen. Pedagogisista syistä kurssit ovat modulaarisia, mutta niitä on myös helppo päivittää. ”Täytyy muistaa myös tekijöiden resurssit ja kahden tunnin koulutusvideoiden sisältöjä ei hetken päästä muista enää kukaan, jolloin myös päivittäminen unohtuu”, kertoo Honka. Muutoksessa on Hongan mukaan kriittistä olla aina ajantasalla, sillä jos materiaalit vanhenevat sisällöllisesti, kyse ei ole enää relevantista muutoksesta.
Tekoälystrategia ohjaa ja eettiset ohjeet luovat raamit
Tänä päivänä AI on Bernerillä yksi uusien työntekijöiden pakollisista koulutuksista. Henkilöstö voi suorittaa myös AI-sertifikaatin osoittaakseen osaamisensa ja sertifikaatin saa, kun on läpäissyt seitsemän koulutuskokonaisuutta.
Tekoälyn jalkautumisesta Bernerillä vastaa pilotin jälkeen perutettu virtuaalinen tekoälytiimi, jossa on seitsemän henkilöä. Honka painottaa, että edustettuna on edelleen liiketoiminta, jotta tekoäly pysyy kiinni arjessa eikä jää harvojen ja valittujen työkaluksi. Tiimi toimii johtoryhmätyyppisesti ja tekee jatkopäätökset projekteista, koulutuksista sekä koko organisaation yhteisistä työkaluista.
Valintoja ja toimintatapaa ohjaa vuonna 2024 julkaistu tekoälystrategia. ”Tekoälystrategia on kiinni liiketoiminnassamme ja meille kuin kartta, jota seuraamalla toimimme systemaattisesti,” Honka sanoo. Lisäksi on laadittu Bernerin sisäiset eettiset ohjeet tekoälyn käyttöön, niissä määritellään mm. missä tilanteissa tekoälyä käytetään, miten kuvia ja videoita hyödynnetään sekä mitä tietoja eri järjestelmiin saa syöttää.
Generatiivisen tekoälyn ja koko yrityksen AI-osaamisen kasvattamisen rinnalla Honka vie eteenpäin myös customoituja AI-ratkaisuja. Vuosi takaperin koko Bernerin johtoryhmä haastateltiin ja haastattelujen pohjalta tunnistettiin 50 kehityshanketta, joihin voitiin tuoda AI:lla merkittävää parannusta. Hankkeet priorisoitiin, budjetoitiin ja niiden vaikuttavuus arvioitiin. Osa hankkeista pystyttiin viemään eteenpäin omin voimin, kun taas osaan palkattiin kumppaneita ja osaa ei toteutttu olleenkaan. Nyt menossa on uusi kierros johtoryhmän kanssa. ”Muutosta johtaessa tärkeintä on ymmärtää liiketoimintaongelma ja vasta sitten siihen voidaan liittää ratkaisu”, kertoo Honka. ”Business ongelman ymmärtäminen ja siihen teknologian tuominen yhteen on onnistumisen avain, mutta monesti niiden väliin tarvitaan tulkki”, hän jatkaa.
AI on tuonut yrityksiin uudenlaisia kumppaneita, alihankkijoita ja konsultteja. Hongan mukaan haasteena on osaamisen suuri vaihtelu yritysten ja tiimien välillä. ”Toiset puhuvat perus chatboteista AI-agentteina, kun taas toiset miettivät jo pitkälle muihin työkaluihin integroituja toiminnallisia AI-agentteja.” Oikean kumppanin valinta vaatii ostajalta perehtymistä palveluntarjoajien osaamiseen ja referensseihin. ”Minua saattaa kontaktoida päivässä viidestä kahdeksaan AI-konsulttia ja kaikilla on omien sanojensa mukaan Suomen parhaat tekijät,” Honka kuvailee tilannetta.
Hongalla on myös toive kumppaneille: ”Toivoisin enemmän sparrausta ja haastamista eli kannattaako tämä tehdä näin vai toisin? Osa kumppaneista toimii jo näin, mutta valitettavasti osa tekee vain täsmälleen sen, mitä pyydämme.”
Yhteisöllinen oppiminen tukee muutosta
Vuonna 2024 aloitetut, keskiviikkoaamuisin pidettävät puolen tunnin AI-aamukaffet ovat muutosalusta, joka kokoaa berneriläiset eri puolilta taloa. Puoli tuntia on sopivan tiivis, jotta sen voi irrottaa kalenterista. Hongan mukaan teemat valitaan etukäteen, jotta sisältö ei tule yllätyksenä. ”Kyse on suositusta tapahtumasta: AI-aamukaffeille osallistuu yleensä lähes sata berneriläistä, eli noin viidennes koko henkilöstöstä,” Honka sanoo ylpeänä.
Omien puhujien lisäksi mukaan kutsutaan myös ulkopuolisia asiantuntijoita, ja aiheet vaihtelevat käynnissä olevista projekteista parhaisiin käytäntöihin ja markkinoinnista juridiikkaan. Syksyllä käytiin esimerkiksi Bernerin juristin johdolla läpi EU AI Act osa 2, joka oli jatkoa tammikuussa pidettyyn ensimmäiseen osioon. ”Epäilen, että aiemmin emme olisi saaneet näin suurta yleisöä lakiaiheiden äärelle,” Honka pohtii. Bernerillä on onnistuttu luomaan oppimisen spiraali, jossa organisaation hiljainen tieto tuodaan aamukahvien kautta yhteiseksi pääomaksi. ”Lopputuloksena syntyy uusia oivalluksia ja juuri meille relevantteja tapoja tehostaa toimintaamme,” Honka summaa.
Uutiskirjeen tilaajana saat markkinoinnin ja viestinnän uutiset sekä uusimman MRKTNG-lehden ensimmäisten joukossa. Saat myös viikottain koulutuksistamme kerättyjä vinkkejä käyttöösi sekä tietoa järjestämistämme koulutuksista.