Markkinoinnin ja viestinnän palveluiden kilpailutusohjeet kehitettiin, jotta kilpailutus olisi eettistä ja tuloksena olisi paras yhteensopivuus.
Kuin pelaisi mustaapekkaa, mutta käänteisenä. Yksi voittaa ja lopuille jää käteen jopa viisinumeroisiksi kapuavat tappiot.
Tällaista on markkinoinnin ja viestinnän palveluiden kilpailutus pahimmillaan eli järjetöntä resurssienhukkaa, joka romuttaa toimistojen kannattavuutta ja ei edes takaa ostajalle parhaan osuman löytämistä.
Keskikokoinenkin kilpailutus voi vaatia toimistolta useiden päivien, viikkojen tai jopa kuukausien työn. Kilpailutukseen käytetty aika on pois toimistojen laskutettavasta asiakastyöstä ja se vaikuttaa suoraan toimistojen kannattavuuteen.
Toimiston valinnan voi toteuttaa monin eri tavoin, esimerkiksi aikaisempien näyttöjen perusteella tai työpajojen perustella, jossa toimeksiantoon perustuen toimisto pääsee esittelemään omaa ongelmanratkaisukykyään ja strategista ajatteluaan.
Eettinen kilpailutus on tehokasta ja reilua
Kilpailutus on usein osa markkinoinnin ja viestinnän palveluiden hankintaa. Kilpailutuksen tulisi perustua parhaan osuman löytämiseksi toimistoyhteistyöhön.
Marketing Finland kehitti yhteistyössä Markkinointihankinta-työryhmän kanssa kilpailutusohjeet markkinoinnin ja viestinnän palveluita ostaville tahoille.
Ohjeet tarjoavat selkeän rakenteen, jonka avulla kilpailutus voidaan toteuttaa vastuullisesti ja tehokkaasti.
Mitä paremmin kilpailutusprosessin hoitaa, sitä paremman kumppanin löytää.
”Tämän typpiset alaa yhdistävät suositukset ja hyvät käytännöt ovat niitä, mitä meidän työryhmissämme edistetään. Nämä ovat hyvä esimerkki siitä, miten työryhmien asiantuntijuutta ja yhteistyötä pystytään jakamaan koko jäsenistölle ja alan hyväksi”, Marketing Finlandin Senior Advisor Maarit Aarrekangas kertoo työryhmätoiminnasta.
Askelmerkkejä toimivaan kilpailutukseen
Kilpailutusohjeet ovat konkreettinen työkalu. Voit ladata ohjeiston täältä, lataaminen ei vaadi tietojen antamista.
Järjestetään vain aitoja kilpailutuksia, joiden työmäärä on suhteessa kilpailutettavan työn suuruuteen. Kutsu kilpailutukseen vain sellaisia toimistoja, joilla on mahdollisuus pärjätä kilpailutuksessa. Kilpailutuksia ei ole vastuullista järjestää vain muodon vuoksi tai nykyistä toimistokumppania herätelläkseen. Jos ei ole varma, kannattaako kilpailutus järjestää tai tarvitset apua sen suunnittelussa, voit kysyä neuvoja Marketing Finlandilta.
Suunnittele kilpailutus huolella ja aseta omat tavoitteesi. Onnistunut toimistokumppanin kilpailutus on prosessi, jota johdetaan. Kilpailutusta varten voi muodostaa prosessista vastaavan ohjaus- tai työryhmän. Mitä laajempaa asiaankuuluvaa osaamista saat ryhmään, sitä paremmin saa purettua liiketoimintatarpeesi briefiin.
Ajoita kilpailutus oikein ja vältä lomasesonkeja sekä liian tiukkoja aikatauluja. Briefistä tai tarjouspyynnöstä annetaan toimistoille keskimäärin 2-4 viikkoa aikaa laatia tarjous. Kilpailutusprosessiin voi mennä jopa 2-6 kk, riippuen kokonaisuuden suuruudesta. Kilpailutuksia ei ole suositeltavaa ajoittaa yleisille lomakuukausille, jotta ammattilaisilla on mahdollisuus nauttia myös yleisistä loma-ajoista.
Kerro kilpailutuksesta nykyiselle toimistokumppanillesi. Jos olet päättänyt vaihtaa markkinoinnin kumppania, kerro se avoimesti nykyiselle kumppanille, jotta toimisto osaa varautua asiakkaan menetykseen. Etenkin pienelle toimistolle asiakassuhteen menetyksellä voi olla iso merkitys, kuten myös isojen toimistojen isoilla asiakkailla. Jos huomaat kesken kilpailutuksen, että suhde nykyiseen toimistoosi on korjattavissa ja haluat jatkaa heidän kanssaan, on reilua kertoa se myös kilpailutuksessa mukana oleville toimistoille.
Laadi briiffi, joka kertoo tavoitteistasi, nykytilanteesta, odotuksistasi, valintakriteereistä ja budjetistasi avoimesti. Kilpailutusprosessin tärkein dokumentti on toimeksianto eli brief. Kerro selkeästi avoimesti valintakriteerit, jotta toimisto osaa rakentaa tarjouksen sisällön oikein tai todeta, ettei ole sopiva kumppani ja kenties osaa suositella toista toimijaa tilalleen. Mitä rehellisemmin valintaan vaikuttavat kriteerit kertoo, sitä sopivampia tarjouksia saa
Kutsu mukaan vain toimistoja, joiden kanssa on mahdollista päästä tavoiteltuihin tuloksiin. Liian laaja tai vääränlaisille toimijoille toteutettu kilpailutus vie myös omia resurssejanne. Mitä enemmän toimistoilla on tietoa yrityksesi tavoitteista ja tilanteesta, sitä paremmin he pystyvät tarjoamaan tarpeisiin sopivia ratkaisuja.Strategisesti tärkeän tiedon kohdalla toimistoa voi pyytää allekirjoittamaan NDA-sopimuksen ennen tarjouspyynnön lähettämistä.
Lähetä sopimus nähtäväksi jo kilpailutusvaiheessa. Sopimusehdotus kannattaa lähettää jo tarjouspyyntövaiheessa toimistoille kommentoitavaksi. Näin voi varmistaa, ettei sopimuksen sisältö yllätä voittanutta toimistoa ja koidu ylimääräisiä viivästyksiä sopimusehtojen neuvottelussa.
Valitse yrityksellesi sopivin tapa järjestää kilpailutus. Osa yrityksistä ei käytä valintaprosesissa lainkaan kilpailutusprosessia. Toimiston valinnan voi toteuttaa monin eri tavoin, esimerkiksi aikaisempien näyttöjen perusteella tai työpajojen perustella, jossa toimeksiantoon perustuen toimisto pääsee esittelemään omaa ongelmanratkaisukykyään ja strategista ajatteluaan. Työpajojen kautta toteutettu valintaprosessi on yleistynyt viime vuosina. Toimeksiantaja näkee otteita tiimin osaamisesta ja voi testata henkilökemioiden yhteensopivuutta.
Laadi reilut ehdot kilpailutukselle: korvaukset ja tekijänoikeudet. Briefissä kannattaa kertoa, mihin toimiston tulee sitoutua osallistuessaan tarjousprosessiin. Jos olet kiinnostunut kilpailutuksen yhteydessä tulevista luovista toteutuksista, käyttöoikeuksien ostamisesta tulee neuvotella. Voittaneen toimiston tekijänoikeuksien siirrosta sovitaan yleensä mainostoimistosopimusta solmittaessa. Ei ole eettisesti hyväksyttävää ottaa kilpailutuksissa esitettyjä ideoita käyttöön, jos niitä esittänyttä toimistoa ei valita.
Ohjeistus kertoo, mitä muuta kilpailutuksessa on syytä huomioida
Miten toimistojen kysymyksille varataan aikaa? Miten kilpailuprosessia johdetaan reilusti? Entä miten valinta tehdään ja mikä on oleellista päätöksenteosta kerrottaessa? Kuinka mahdollillinen toimistosuhteen siirto hoidetetaan ammattitaidolla?
Koko ohjeiston löydät täältä.
Uutiskirjeen tilaajana saat markkinoinnin ja viestinnän uutiset sekä uusimman MRKTNG-lehden ensimmäisten joukossa. Saat myös viikottain koulutuksistamme kerättyjä vinkkejä käyttöösi sekä tietoa järjestämistämme koulutuksista.